Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to najprostszy sposób, by zakończyć współpracę bez sporu o okres wypowiedzenia i bez przeciągania formalności. W praktyce liczy się jednak nie tylko sam dokument, ale też to, jak zapiszesz datę zakończenia umowy, kto podpisze pismo i co zrobisz z urlopem, sprzętem firmowym oraz rozliczeniem końcowym. Poniżej pokazuję gotowy wzór do Worda i wyjaśniam, kiedy taka forma ma sens, a kiedy warto doprecyzować treść bardziej niż zwykle.
Najważniejsze rzeczy, które warto wiedzieć przed przygotowaniem dokumentu
- Formalnie chodzi o porozumienie stron, a nie o klasyczne wypowiedzenie.
- Takie rozwiązanie można ustalić na dowolny dzień, bez ustawowego okresu wypowiedzenia.
- Dokument najlepiej przygotować w formie pisemnej albo elektronicznej z kwalifikowanym podpisem.
- Wzór powinien zawierać dane stron, datę zawarcia umowy, dzień rozwiązania i podpisy.
- Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i zatrudniasz pracownika, zasada jest taka sama jak w każdej innej firmie.
- Przy zasiłku dla bezrobotnych sposób rozwiązania umowy może mieć znaczenie, zwykle także dla terminu wypłaty świadczenia.
Na czym polega rozwiązanie umowy za porozumieniem stron
Ja zawsze zaczynam od uporządkowania nazwy, bo to od razu usuwa połowę nieporozumień. W języku potocznym wiele osób mówi o „wypowiedzeniu za porozumieniem stron”, ale w Kodeksie pracy chodzi o rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron. To nie jest jednostronne wypowiedzenie, tylko zgodna decyzja pracownika i pracodawcy co do zakończenia zatrudnienia.
Największa zaleta tego trybu jest prosta: strony same ustalają dzień rozstania. Można więc zakończyć umowę od razu, za kilka dni albo w konkretnym terminie, który pasuje obu stronom. W praktyce często korzysta się z tego przy zmianie pracy, restrukturyzacji albo wtedy, gdy obie strony chcą zamknąć współpracę spokojnie i bez napięcia.
Ważne jest też to, że ten tryb można zastosować do każdej umowy o pracę i co do zasady nie trzeba czekać na upływ okresu wypowiedzenia. To właśnie dlatego porozumienie bywa wygodniejsze niż zwykłe wypowiedzenie, zwłaszcza gdy liczy się czas albo trzeba szybko uporządkować sprawy organizacyjne. Z tego miejsca naturalnie przechodzę do gotowego wzoru, bo to on zwykle jest potrzebny od razu.
Gotowy wzór do Worda, który możesz od razu uzupełnić
Jeśli chcesz przygotować dokument w Wordzie, postaw na prosty układ. W większości przypadków wystarczy nagłówek, dane stron, jedno zdanie o rozwiązaniu umowy, data oraz podpisy. Ja polecam nie komplikować treści, bo zbyt rozbudowany wzór częściej wprowadza zamieszanie niż pomaga.
POROZUMIENIE STRON O ROZWIĄZANIU UMOWY O PRACĘ zawarte w dniu [data] w [miejscowość] pomiędzy: [pełna nazwa pracodawcy] [adres siedziby] [NIP / REGON / KRS, jeśli dotyczy] a [imię i nazwisko pracownika] [adres zamieszkania] [PESEL, jeśli strony chcą go podać] Strony zgodnie postanawiają rozwiązać umowę o pracę zawartą w dniu [data zawarcia umowy] na mocy porozumienia stron z dniem [data rozwiązania umowy]. Strony ustalają ponadto, że: - [np. urlop wypoczynkowy zostanie wykorzystany do dnia ... / rozliczony ekwiwalentem], - [np. pracownik zwróci sprzęt służbowy do dnia ...], - [np. obowiązki zostaną przekazane do dnia ...]. Podpis pracownika: ______________________ Podpis pracodawcy / osoby upoważnionej: ______________________
Jeżeli to pracownik proponuje zakończenie współpracy, a pracodawca tylko przyjmuje propozycję, dokument nadal działa tak samo po podpisaniu obu stron. Warto tylko zadbać, by data rozwiązania była wpisana precyzyjnie, bez sformułowań typu „niebawem” albo „w najbliższym czasie”. To właśnie konkretna data zamyka temat i ułatwia rozliczenia. Po samym wzorze najczęściej pojawia się pytanie: jak go poprawnie uzupełnić, żeby niczego nie pominąć?
Jak uzupełnić dokument krok po kroku
W praktyce najlepiej trzymać się krótkiej kolejności. Dzięki temu pismo jest czytelne, a druga strona nie musi zgadywać, co dokładnie ustaliliście. Ja zwykle sprawdzam pięć elementów i dopiero wtedy uznaję dokument za gotowy.
- Wpisz pełne dane pracodawcy i pracownika.
- Podaj datę zawarcia umowy, którą rozwiązujecie.
- Ustal konkretny dzień zakończenia zatrudnienia.
- Dopisz dodatkowe ustalenia, jeśli mają znaczenie, na przykład o urlopie, sprzęcie lub przekazaniu obowiązków.
- Sprawdź podpisy i przygotuj dwa egzemplarze, po jednym dla każdej ze stron.
Jeżeli podpisanie odbywa się zdalnie, bezpieczniej jest użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Sama wiadomość e-mail bywa pomocna organizacyjnie, ale przy dokumencie, który ma zamknąć stosunek pracy, wolę zostawić ślad w formie, która nie budzi później wątpliwości. Warto też pilnować języka: jeśli treść jest porozumieniem, nie wpisuj w tytule „wypowiedzenie”, bo to rozmywa sens dokumentu. Z tego miejsca dobrze przejść do porównania z klasycznym wypowiedzeniem, bo tam różnice widać najlepiej.
Porozumienie stron a zwykłe wypowiedzenie
To porównanie jest ważne, bo wiele osób myli te dwa tryby i później źle ocenia skutki prawne. Dla jasności zestawiam je w prosty sposób.
| Cecha | Rozwiązanie na mocy porozumienia stron | Zwykłe wypowiedzenie |
|---|---|---|
| Zgoda drugiej strony | Tak, potrzebna jest zgoda obu stron | Nie, wystarczy oświadczenie jednej strony |
| Termin zakończenia | Dowolnie ustalony przez strony | Wynika z okresu wypowiedzenia |
| Okres wypowiedzenia | Nie obowiązuje ustawowo | Najczęściej 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od rodzaju umowy i stażu |
| Uzasadnienie | Zwykle nie jest wymagane | W wielu przypadkach, zwłaszcza przy wypowiedzeniu przez pracodawcę, może być wymagane |
| Ochrona pracownika | Można rozwiązać umowę także wtedy, gdy pracownik jest na zwolnieniu, urlopie albo pod szczególną ochroną | Ochrona może utrudnić albo uniemożliwić wypowiedzenie |
W praktyce porozumienie stron wygrywa wtedy, gdy liczy się elastyczność. Zwykłe wypowiedzenie jest bardziej formalne i mniej zależne od dobrej woli drugiej strony. Z drugiej strony porozumienie wymaga zgody obu stron, więc nie da się go „narzucić” jednostronnie. To prowadzi do kolejnego ważnego tematu: co się zmienia, gdy stroną jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.
Gdy stroną jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i zatrudniasz pracownika na umowę o pracę, zasada jest dokładnie taka sama jak w większej firmie. Jako pracodawca możesz podpisać porozumienie i zakończyć umowę za zgodą obu stron. W samym dokumencie wpisujesz po prostu dane swojej działalności, a nie „osobisty” opis współpracy.
Ja zwracam tu uwagę na jedną praktyczną rzecz: przy jednoosobowej działalności gospodarczej warto dopisać pełną nazwę firmy, adres i numer identyfikacyjny, jeśli jest używany w obrocie. Dzięki temu dokument łatwo powiązać z konkretnym pracodawcą. Jeżeli zatrudnienie dotyczyło kilku osób albo pracy zdalnej, dobrze też dopisać, kto przyjmuje sprzęt, hasła, dokumenty i kto odpowiada za przekazanie obowiązków.
Ważne zastrzeżenie: ten wzór dotyczy umowy o pracę. Przy umowie zlecenia albo współpracy B2B trzeba użyć innych zapisów, bo to nie jest ten sam reżim prawny. To jedno z tych miejsc, w których łatwo pomylić podobne nazwy, a skutki są zupełnie inne. Skoro już mówimy o skutkach, warto przejść do tego, co interesuje ludzi najbardziej po podpisaniu dokumentu.
Jakie skutki ma to rozwiązanie dla urlopu i zasiłku dla bezrobotnych
To zwykle najbardziej praktyczna część całej układanki. Przy zakończeniu umowy za porozumieniem stron trzeba domknąć dwie sprawy: urlop i ewentualne prawo do zasiłku. Urlop najczęściej rozlicza się przez wykorzystanie go przed końcem umowy albo przez ekwiwalent pieniężny, jeśli nie da się go odebrać w naturze.
W przypadku zasiłku dla bezrobotnych sposób rozwiązania umowy może mieć znaczenie. Co do zasady przy porozumieniu stron urząd pracy stosuje 90 dni karencji, czyli świadczenie nie zaczyna się od razu od dnia rejestracji. Są jednak wyjątki, na przykład gdy rozwiązanie nastąpiło z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy, zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy albo zmiany miejsca zamieszkania. Jeśli ten punkt jest dla Ciebie ważny, nie zostawiaj treści porozumienia bez zastanowienia.
W praktyce dobrze jest też dopilnować, żeby w dokumentach kadrowych nie było niejasności co do przyczyny rozwiązania umowy. To nie jest miejsce na ozdobny język. Im bardziej rzeczowo opiszesz sytuację, tym łatwiej potem wyjaśnić ją w urzędzie pracy albo przy rozliczeniach kadrowych. Z tym wiąże się kolejny temat: najczęstsze błędy, które psują nawet poprawny wzór.
Najczęstsze błędy, które psują dobry wzór
Widziałem już wiele dokumentów, które wyglądały formalnie poprawnie, ale w praktyce zostawiały otwarte drzwi do nieporozumień. Najczęściej problem nie leży w samej idei, tylko w szczegółach zapisów.
- Używanie w tytule słowa „wypowiedzenie”, mimo że treść dotyczy porozumienia stron.
- Brak konkretnej daty rozwiązania umowy.
- Pomijanie podpisu jednej ze stron albo podpisanie tylko jednego egzemplarza.
- Nieopisanie rozliczenia urlopu i sprzętu firmowego.
- Stosowanie jednego uniwersalnego wzoru bez dopasowania go do sytuacji pracownika i pracodawcy.
- Nieuwzględnienie skutków dla zasiłku, gdy dla pracownika ma to realne znaczenie.
Ja zawsze polecam jeszcze jedno: jeśli inicjatywa wyjścia z pracy wychodzi od pracownika, treść powinna pozostać spokojna i neutralna. Nie ma sensu dopisywać emocjonalnych komentarzy ani rozliczać się w piśmie z całej historii współpracy. Taki dokument ma zamknąć temat, a nie otwierać nowy spór. Zostaje jeszcze ostatnia, bardzo praktyczna rzecz: co warto dopiąć tuż przed przekazaniem pisma do podpisu?
Co jeszcze warto dopisać, zanim wyślesz dokument do podpisu
Jeśli chcesz, żeby rozstanie było naprawdę uporządkowane, dopisz w porozumieniu albo w osobnym protokole kilka rzeczy, które zwykle i tak trzeba ustalić. To drobiazgi, ale właśnie one oszczędzają najwięcej czasu po zakończeniu pracy.
- Ostatni dzień świadczenia pracy.
- Sposób rozliczenia urlopu wypoczynkowego.
- Termin zwrotu laptopa, telefonu, kluczy, identyfikatora i innych rzeczy firmowych.
- Osobę odpowiedzialną za przekazanie obowiązków.
- Adres do wysyłki korespondencji po ustaniu zatrudnienia, jeśli to potrzebne.
Jeżeli przygotowujesz taki dokument jako pracownik, skup się na terminie zakończenia pracy i rozliczeniu urlopu. Jeśli działasz jako przedsiębiorca, dopilnuj jeszcze zwrotu mienia i dostępu do systemów. Dobrze napisane porozumienie nie musi być długie, ale powinno być konkretne, spokojne i jednoznaczne. To właśnie taki wzór najlepiej sprawdza się w Wordzie i w realnym obiegu kadrowym.
